秘書の仕事とは?

秘書の仕事とは

社長など会社の重役の近くにはいつも秘書がいます。
よくドラマでも出てきているので有名ですが、実際に秘書がどのような仕事を行っているかわからない人も多いでしょう。

「秘書」の名前の由来ですがもともとは秘蔵の書籍という意味ですが、そこから重役などの機密文書や事項をつかさどるポジションになりました。

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秘書の仕事ですが、まずスケジュール管理があります。
秘書は会議や打ち合わせなどのその日のスケジュールを管理して、それに合わせて移動手段や会場などを手配します。社長や重役が、予定に遅れてしまったり、キャンセルすることがあると会社の信用に関わってきます。そのため社長や重役が1日のスケジュールをスムーズに行動できるように細部に渡る注意が必要です。

次に電話応対業務です。
秘書は、社長や役員あての電話対応をします。すべての電話を取り次ぐわけではなく、少しでも不明な点がある電話に対しては、つなげずに適当に対応する必要があります。

3番目はメールなどの処理です。これも電話同様に必要な案件だけをつなぎます。電話とメールに関しては、秘書がフィルターの役割を果たしているんですね。

4番目は来客の対応です。
会議室への案内や飲み物の提供があります。この時に不潔な格好をしていたり、所作が良くないと客人や取引先に悪い印象を与えてしまうので注意しなければいけません。

これらの他にも文書作成、お中元などの贈り物の手配、会社によっては清掃業務も秘書に任されています。

秘書に必要な能力としては事務能力が挙げられます。
文章作成だけでなく、交通機関などの予約、それに対する処理など幅広く事務を行わなければいけません。また社交性も求められます。秘書は会社の看板である社長や重役とともに行動しているため、自分の態度が会社の印象を悪くさせてしまうことがあります。そして、もっとも秘書にとって必要なのはフットワークです。

以上の説明からわかるように、秘書の仕事はたくさんあります。秘書は、あまり一般社員が目にすることがなく目立たない存在ですが、会社が存在するために絶対に必要なポジションです。

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